PROYECTA-T LTDA, es una sociedad comercial legalmente constituida, cuyo objeto social las actividades propias de una Agencia de Seguros con funciones de corredor de seguros, identificada la matricula mercantil No. 21-593776-03 y con el NIT. 901096692-7.

PROPÓSITO

PROYECTA-T LTDA, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular 02 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás disposiciones vigentes sobre la materia adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, con el fin de definir los alcances y las políticas internas de PROYECTA-T LTDA como responsable en el manejo de los datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en ejercicio de las actividades empresariales, comerciales y laborales de la empresa.

ALCANCE

El presente manual, abarca lo correspondiente a las bases de datos desde la celebración y ejecución de los contratos de seguro y cualquier otro que se celebren por parte de la empresa, la recepción y manejo de las consultas, la atención de peticiones, quejas o reclamos entre otros.

MARCO NORMATIVO

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

¹ Art. 3, Ley 1581 de 2012, disposiciones generales para la protección de datos personales en consonancia con el Art. 4, Decreto 1377 de 2013, régimen general de protección de datos personales.

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de PROYECTA-T cuyo titular sea una persona natural.

PRINCIPIOS RECTORES³

Según lo establecido en Ley 1581 de 2002, los principios que rigen el tratamiento de los datos personales de manera armónica e integral son:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
• Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice el titular del tratamiento de los datos o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
• Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos se sujeta a los límites que establecen las normas propias a los mimos (ley y la Constitución). Por lo tanto, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento de los datos, deberá garantizar la reserva de la información a través de as medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias que permitan otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en PROYECTA-T LTDA, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el tratamiento, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN⁴

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento de los datos en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Ser informado por el responsable del tratamiento de los datos, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar al responsable del tratamiento de los datos la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

² Art. 2, Ley 1581 de 2012.
³ Art. 4, Ley 1581 de 2012.
⁴ Art. 8, Ley 1581 de 2012.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN⁶

No será necesaria la autorización del manejo de datos personales en los siguientes eventos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

DEBERES DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN⁷

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los deberes del responsable del titular de los datos personales:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
• Implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

⁵ Art. 20, Decreto 1377 de 2013, régimen general de protección de datos personales.
⁶ Art. 10, Ley 1581 de 2012.
⁷ Art. 17, Ley 1581 de 2012.

Se someterán al mismo tratamiento de los datos personales cualquier persona con la que PROYECTA-T LTDA, tuviera establecida o estableciera una relación permanente u ocasional dentro del marco legal y contractual que se rija en Colombia, por lo tanto los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

• Con el fin de cumplir y desarrollar el objeto social de PROYECTA-T LTDA conforme a sus estatutos.
• Realizar el envío de información al mercado asegurador o reasegurador relacionada con fines pertinentes teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.
• Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las sociedades corredoras de seguros vigentes.
• Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales
• Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables trabajadores, contratistas y colaboradores, si aplicare.
• Realizar encuestas de seguimiento y satisfacción entre otras relacionadas con los servicios que prestamos como empresa.
• Fomentar la cultura del aseguramiento y la colocación de seguros.
• Cumplir todos sus compromisos contractuales.
• Cumplir órdenes e instrucciones que emitan las autoridades competentes en materia de seguros y las que apliquen teniendo en cuenta el objeto económico.

AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN⁹

En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, ponemos a su disposición el presente Aviso de Privacidad el cual corresponde al documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular responsable del tratamiento de los datos personales con el fin de informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. Por lo tanto a través de este documento se solicita autorización y se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de PROYECTA-T LTDA y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Para el tratamiento de datos personales se requiere prueba de la autorización previa e informada del Titular. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permita concluir de esta forma razonable que otorgó la autorización. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. Para solicitar la autorización del Titular, PROYECTA-T LTDA como responsable del tratamiento, adopta procedimientos para solicitar dicha autorización, durante el momento de la recolección de los datos, en caso de cambiar la finalidad del Tratamiento, solicitará una nueva autorización del Titular.

Para efectos de dar cumplimiento a las obligaciones inherentes y necesarias a los servicios que ofrecemos, es necesario obtener mínimo los siguientes datos¹⁰:

• Nombres
• Apellidos
• Razón social
• Documento de identificación
• Dirección
• Correo electrónico
• Teléfonos de contactos

Una vez obtenida la autorización del titular para recolectar, almacenar, depurar, usar, analizar, circular, actualizar y cruzar con información propia o de terceros, a través de cualquier medio y en forma directa o a través de encargados del tratamiento para realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, administración de programas de seguros , solicitud de pólizas, manejo de siniestros, prestación de servicios, intermediación para temas de seguros y riesgos, cotizaciones, renovaciones, asesoría, ofertas, facturación, consultas, encuestas , seguimiento y control, gestión de cobranza, recaudo, mejoramiento del servicio, verificaciones, así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios actuales y futuros, el Titular reconoce que sus datos personales serán recogidos y utilizados para las finalidades contenidas en el presente Manual.

⁸ Art. 18, Ley 1581 de 2012.
⁹ Art. 14, Decreto 1377 de 2013.
¹⁰ Art. 15, Decreto 1377 de 2013.

Con el fin de garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, PROYECTA-T LTDA pondrá a disposición de éste, previa acreditación su identidad y legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.

PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR EJERZA LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR AUTORIZACIÓN.¹¹

La recolección, almacenamiento, uso y circulación de información de datos se harán de acuerdo a los procedimientos descritos en este documento, garantizando el cumplimiento de las políticas de seguridad de la información, por lo tanto antes de iniciar la prestación de un servicio se deberá solicitar la autorización de usos de datos personales al titular teniendo en cuenta que la autorización para el uso de datos puede ser tramitada a través de¹²:

• Formulario de conocimiento del cliente
• Mediante grabaciones telefónicas
• Mediante correo electrónico
• Consultar las políticas y condiciones en la página www.proyectat.co.

LAS CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS FORMULADOS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES BAJO TRATAMIENTO DE PROYECTA-T LTDA

Independiente del mecanismo que sea usado por el usuario, la atención será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de no poder atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Las consultas podrán formularse al correo seri@proyectat.co

SEGURIDAD DE LA INFORMACION Y MEDIDAS DE SEGURIDAD¹³

En cumplimiento al principio de seguridad¹⁴ establecido en la normatividad, PROYECTA-T adoptará las medidas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PROYECTA-T será la responsable del tratamiento de los datos personales relativos a sus clientes actuales o potenciales, trabajadores, extrabajadores, contratistas, proveedores y asesores y cualquier otro que tenga relación con la agencia.

VIGENCIA

El presente documento empieza a regir a partir del día 9 de agosto de 2018 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar anteriormente sobre la materia, con una vigencia indefinida salvo norma que lo modifica, adicione o aclare.

¹¹ Título V, Arts. 14, 15 y 16, Ley 1581 de 2012.
¹² Art. 17, Decreto 1377 de 2013.
¹³ Art. 19, Decreto 1377 de 2013.
¹⁴ Literal g, Art. 4, Ley 1581 de 2012, principios rectores, protección de datos.